Bien choisir sa plateforme e-learning - Comprendre les outils LMS

Le nombre de personnes formées en e-Learning est en constante augmentation. Le LMS est donc la véritable pierre angulaire d’une stratégie de formation digitale. Vous devrez donc passer par l’étape de mise en place d’une plateforme e-learning, dite plateforme LMS (Learning Management System). Quelle est la définition d’une plateforme LMS ? Quelles sont les caractéristiques des différentes plateformes LMS ? Comment choisir votre plateforme e-learning ? On vous dit tout !

Qu’est ce qu’une plateforme e-learning ?

Une plateforme e-learning – ou LMS, pour Learning Management System, peut se définir comme un portail web à double entrée. Pour l’apprenant, c’est l’espace de formation qui lui permet d’accéder aux parcours mis à sa disposition. Pour le formateur et l’administrateur, c’est l’outil qui permet le pilotage des formations digitales et hybrides, depuis leurs mises à disposition, jusqu’au suivi des statistiques d’utilisation.
La plateforme LMS doit donc répondre aux attentes de chaque partie prenante : utilisateurs finaux, services formations, formateurs terrain, service gestion des talents… Le LMS est donc la véritable pierre angulaire d’une stratégie de formation digitale. Choisir son premier LMS, ou en changer, n’est donc pas un choix anodin !

Quels sont mes besoins ?

La première étape lors de sélection d’un LMS devrait toujours être d’interroger ses besoins. Réunissez les parties prenantes et posez-vous une première série de questions :

Quel est le profil des utilisateurs de ma plateforme ?
Combien seront mes utilisateurs ?
Dans quelle situation vont-ils l’utiliser ? Sur quel appareil ?
Mon équipe dispose-t-elle de compétences techniques pour déployer et exploiter n’importe quel type de LMS ?

Prenez ensuite le temps d’étudier votre stratégie actuelle de formation. Comment fonctionne-t-elle ? Comment sont organisées vos formations ? Avez-vous besoin de certaines fonctionnalités ou modalités très particulières ?

Commencez par répondre à ces questions à partir de l’existant, mais essayez de ne pas vous y limiter. Projetez-vous dans quelques années, pour choisir une plateforme qui pourra vous accompagner sur la durée.

Ces réponses ne permettent pas, à elles seules, d’arrêter votre choix, mais vous aideront à affiner votre réflexion sur chacun des points suivants.

L’expérience utilisateur

Vos utilisateurs peuvent passer beaucoup de temps sur votre plateforme : offrez leur la meilleure expérience possible ! Préférez une plateforme avec une interface instinctive et fluide, que ce soit pour les utilisateurs finaux ou pour les administrateurs et formateurs. Prêtez attention aux détails : Est-il facile de naviguer d’un espace à l’autre ? Les différentes actions sont-elles explicites ? Vos utilisateurs verront et utiliseront votre plateforme avant même de voir vos formations. Une ergonomie efficace est donc une clef pour éviter un premier contact négatif.

Votre plateforme de formation doit être accessible à l’ensemble de vos utilisateurs. Prenez donc le temps de vous renseigner sur les aménagements possibles de la plateforme, ainsi que sur le respect des normes d’accessibilité pour le WEB, notamment les Web Content Accessibility Guildelines (WCAG) et le Référentiel général d’accessibilité pour les administrations (RGAA).

Au-delà de cet aspect fonctionnel du design et de l’ergonomie, la dimension graphique et visuelle a aussi son importance. Une plateforme LMS à l’apparence soignée, avec votre identité graphique, aura toujours plus de succès qu’un environnement froid ou générique – vos utilisateurs s’y sentiront chez eux.

Avec le développement du Mobile Learning et la variété des canaux d’accès aux plateformes, un LMS doté d’une interface responsive design est devenu incontournable. Certaines plateformes proposent même une application dédiée à l’utilisation sur smartphone, disponible sur les stores !

Parcours et modalité de formation

La composition de parcours de formation est une dimension clef des LMS. Leur rôle est de pouvoir proposer aux utilisateurs des parcours adaptés à leurs besoins, composés généralement de plusieurs ressources.

Les plateformes permettent généralement de composer les parcours à partir de ressources standards : des vidéos, des fichiers .Pdf, des quiz et des modules de formations e-learning, majoritairement publiés en respectant la norme SCORM. Ce socle étant partagé, ce n’est pas sur cette base que vos choix pourront être affinés. Il va falloir se pencher sur les détails

Quels sont les modalités de quiz proposées ? Si vous formez vos utilisateurs aux mathématiques, mieux qu’il soit possible de construire des questions à partir de formules
Comment peut être gérée l’individualisation des parcours, si nécessaire ?
La plateforme permet-t-elle d’accueillir des formats de ressources différents, si vous en aviez besoin ?
L’apprenant peut-il facilement suivre sa progression dans son parcours ?
La plateforme permet-elle de produire directement des contenus de formation ?

En outre, ne négligez pas la face administration et gestion. La richesse offerte pour construire des parcours variés aux utilisateurs ne doit pas se faire au détriment de la facilité d’utilisation pour les administrateurs. Assurez-vous donc que déployer un parcours, y inscrire des utilisateurs et le piloter sur la durée soit simple et fluide.

Suivi des données

Sur un LMS, vous pouvez suivre la progression des utilisateurs, tout au long de leur parcours. Où en sont-ils ? Quels sont leurs résultats ? Quand – et comment – consultent-ils les formations ?

Ces données peuvent être utiles tant à l’échelle individuelle ou du petit groupe. Elles permettent aux formateurs ou aux managers de suivre au plus près les utilisateurs, pour les accompagner dans leurs formations qu’à l’échelle globale, pour mesurer les consultations de l’ensemble de vos parcours…

Pour que ces données soient réellement exploitables, il est important que leur accès sur la plateforme soit simple, et qu’elles subissent un pré-traitement automatique. Intéressez-vous donc aux tableaux de bord, aux rapports, aux KPI, à leur degré de personnalisation. Interrogez les personnes concernées, demandez-leur les données qu’elles souhaiteraient avoir à disposition, et vérifiez si la plateforme peut vous l’apporter.

L’interopérabilité

La plateforme de formation n’est en règle générale qu’une des briques au sein de l’écosystème applicatif de l’entreprise. Afin d’en optimiser l’usage, il est donc important de se pencher sur les connexions possibles avec le reste de vos outils, comme le SIRH, pour y inscrire automatiquement vos utilisateurs, ou votre outil de visioconférence, pour intégrer des classes virtuelles aux parcours de formation.

Posez-vous donc cette série de questions : Avec quoi mon LMS doit-il se connecter ? La mise en place d’un SSO est-elle possible ? L’éditeur de la plateforme peut-il m’accompagner dans ces démarches ?

Les fonctionnalités différenciantes

Si tous les LMS proposent le même cœur de fonctionnalités – mises à disposition de contenu, structuration de parcours, suivi des statistiques, créer des évaluation…, ils peuvent se différencier par des lots de fonctionnalités beaucoup ciblés. En dresser une liste exhaustive serait impossible, mais il est possible d’en citer quelques-uns :

La dimension sociale : certains LMS intègrent la possibilité pour les utilisateurs de dialoguer entre eux, via des chats ou forum de discussion, ou encore de commenter les formations mises à leur disposition ;
La gestion du présentiel, avec la gestion des salles et des attestations de présences ;
La gestion de la classe virtuelle, généralement via l’interconnexion avec des outils tierces ;
La dimension ludique, avec un système de trophées et de niveaux valorisants les actions de l’utilisateur sur la plateforme ;
La possibilité de créer du contenu avancé directement sur la plateforme – on parle alors de LCMS, ou de LMS avec outil auteur intégré ;
L’intégration d’un espace Gestion des Talents, avec un suivi des compétences à acquérir par vos utilisateurs ;
La présence d’un catalogue et d’un système de paiement, si vous souhaitez commercialiser vos formations.

Prenez le temps, pour chacune de ces fonctionnalités, de réfléchir à leur usage et leur pertinence dans votre contexte. Vous pourrez ensuite affiner cette réflexion si ces fonctionnalités sont proposées par des LMS qui vous intéressent.

Quels sont les différents types de plateformes e-learning ?

Plusieurs centaines de plateformes e-learning (Learning Management System) sont présentes sur le marché mondial. Il est possible de répartir l’offre LMS en deux grandes catégories : les plateformes Open Source et les plateformes propriétaires. Petit zoom sur l’offre existante pour vous aider à choisir votre plateforme e-learning ou LMS (Learning Management System).

Les plateformes LMS Open Source

Les plateformes LMS Open Source sont développées, testées et mises à jour via une collaboration ouverte : le code source du LMS est accessible à tous. Si le choix d’une plateforme Open Source permet d’économiser sur le coût de la licence d’utilisation, de gagner en flexibilité et en autonomie, il nécessite d’avoir une équipe capable de gérer, maintenir et exploiter la solution. En effet, les plateformes Open Source, comme Moodle par exemple, sont performantes, mais elles demandent un gros effort d’administration – ou nécessitent de faire appel à un prestataire dédié.

Les plateformes LMS propriétaires

Les plateformes LMS propriétaires sont des outils développés par une entreprise, qui est propriétaire du code et qui met la plateforme à disposition de ses clients, généralement en SaaS. La structure des coûts est différente pour les plateformes propriétaires, pour lesquelles vous paierez généralement un coût par utilisateur, ou un forfait d’exploitation de la licence.

Etudier le coût total de possession, en prenant en compte l’ensemble des paramètres (mise en place, formation, licence, support, nombre d’utilisateurs, évolution, mise à jour…) est donc capital pour choisir la plateforme qui vous convient et identifier les coûts cachés.

Evolution de vos besoins

Vos besoins peuvent évoluer au fil des années, tout comme votre environnement technique. Peut-être avez fait l’impasse sur certaines fonctionnalités qui pourraient devenir nécessaires à l’avenir – et ce n’est pas grave, on ne peut pas tout prévoir !
Interrogez-vous donc sur le caractère évolutif de votre plateforme. L’éditeur prévoie-t-il de développer de nouvelles fonctionnalités régulièrement et seront-elles accessibles à vos utilisateurs ? A-t-il une roadmap qu’il peut vous partager ? Pouvez-vous lui adresser des besoins spécifiques ? Parce que vos besoins – et le secteur de la formation en général – ne sont pas figés, votre plateforme ne doit pas l’être non plus !

Sécurité, support et accompagnement

A l’heure du RGPD, l’hébergement des données utilisateurs en Europe est pour beaucoup un impératif. C’est un point que vous pouvez préciser auprès des éditeurs de LMS. Profitez-en pour les interroger sur la disponibilité de leur solution (le pourcentage du temps pendant lequel les services sont disponibles, en sachant qu’une disponibilité de 100% est illusoire) et sur les moyens mis en œuvre pour vous apporter au quotidien un support réactif.

Démarche de choix de votre plateforme

Vous vous êtes posé toute une série de questions, vous savez – au moins dans les grandes lignes – ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas. Vous êtes maintenant prêt à la recherche du LMS répondant à vos critères.

Nous vous conseillons de commencer par réaliser une short-list de solutions pouvant vous correspondre. Vous pouvez le faire à partir de simples recherches en ligne, en vous appuyant sur des benchmarks régulièrement réalisés par des acteurs du secteur (FFOD ou Fefaur par exemple) ou en vous renseignant sur les plateformes utilisées par des organisations ayant des besoins similaires aux vôtres.

Vous pouvez ensuite prendre contact avec les sociétés distributrices de LMS ayant retenu votre attention. Les éditeurs proposent généralement des sessions de démonstration et peuvent vous ouvrir un accès bac à sable pour tester la solution.

A ce stade, nous vous préconisons de fonctionner en 3 étapes :

Une première démonstration générale de la plateforme, que vous pouvez orienter à partir du cahier des charges que vous avez élaboré ;
Une phase de découverte pendant laquelle vous expérimentez vous-même, dans l’espace de test. Prenez alors le temps de tester les fonctionnalités principales dans différentes conditions (ordinateur, téléphone). Mettez-vous dans la peau d’un utilisateur classique, d’un formateur et d’un administrateur.
Une seconde démonstration, que vous pilotez vous-même. Demandez à l’éditeur de la solution d’éclaircir certains points. Précisez ce qui vous a posé questions pendant l’expérimentation, centrez l’échange sur vos besoins et votre problématique.

Pour l’ensemble de cette phase de sélection – et même en amont pendant la définition des besoins – vous pouvez choisir de vous faire accompagner par une entreprise spécialisée, qui vous apportera expertise et conseil.

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